Como mensurar o tempo de cada projeto para melhorar a produtividade

Por Oséias Arnaldo - 03/05/2017

Você sabe realmente quanto tempo leva para executar cada tarefa? Provavelmente você precisou mensurar o tempo para a entrega de um trabalho, ou saber quanto tempo levaria para executar algum projeto na hora de elaborar um orçamento e provavelmente usou algum valor por alto.

Quando se trata de empresas do setor de serviços, saber o verdadeiro tempo gasto nas atividades diárias da empresa influencia de forma drástica nos custos do seu negócio. Abaixo explicaremos porque algo tão simples tem uma importância tão grande, e como conseguir passar a mensurar o tempo para saber para onde os custos realmente estão indo.

Planejamento e prioridades

Quantas vezes você fez diversos planejamentos para o seu dia, e no final dele percebeu que o tempo passou depressa e não conseguiu executar nada do que foi pensado? Isso é muito comum, mas é possível resolver se planejando e estabelecendo um prazo para executar cada tarefa, dando prioridade ao que é realmente importante.

Quando não se tem um prazo a cumprir sempre deixamos para o dia seguinte, a semana seguinte, ou até mesmo o próximo ano… como aquela dieta que sempre é adiada para a próxima segunda.

 

Lucro x Prejuízo

Quando se trata de serviço, saber quanto tempo leva ou deveria levar uma atividade demonstra se o valor que foi pago pelo seu cliente realmente é o valor justo para pagar suas horas e as contas no final do mês. Demonstra também se as tarefas que deveriam ser cumpridas realmente foram executadas no prazo desejado e mais do que isso, pode apontar em quais tarefas seus funcionários são mais e menos produtivos.

 

Otimização de tarefas

Não se pode analisar o que não se mede. Monitorar o tempo nos permite avaliar a eficiência, tornando possível tomar decisões sobre determinada tarefa dentro de um processo, como o momento em que ela é feita, a forma que ela é executada, ou até extingui-la.

Vale ressaltar que alguns fatores devem ser considerados. Cada atividade leva um tempo para ser executada, mas se um funcionário leva mais tempo para executar do que outros com o mesmo nível de conhecimento a respeito, pode significar que ele tenha encontrado alguma dificuldade, necessite de treinamento ou apenas tenha menos prazer em executar aquele tipo de atividade.

Outro alerta é que nem sempre diminuir o tempo de uma atividade é algo bom. A empresa deve sempre pensar em como entregar algo de valor para o cliente da melhor forma. Devido a isso devemos ter cuidado com os prazos estipulados para que seja algo possível e não corrido e sem qualidade.

 

Vá com calma!

O controle de tempo deve ser feito de forma pacífica entre empresa e funcionários, ser de forma natural. Deve ficar claro a eles que o intuito da contagem de tempo nas atividades é para a utilização das análises para o crescimento da empresa, e não para controlar a vida dos funcionários. A empresa só pode melhorar aquilo que ela vê. Se problemas na execução de atividades não são vistos, a melhoria também não poderá ser feita.

 

Como contabilizar o tempo?

Existem hoje diversos recursos que facilitam esse controle, como: uma planilha no Excel, um profissional que fique responsável somente pelo controle de tempo das atividades dos funcionários e softwares de monitoramento desenvolvidos para essa finalidade.

Aqui na React utilizamos o Paymo que permite incluir os projetos, arquivos necessários, contar o tempo em cada tarefa, dentre diversos outros recursos.

 

Conclusão

Agora você já sabe porque é indispensável contar o tempo em todas as tarefas da sua empresa, desde as mais simples até as mais complexas. O interessante é comparar a entrada obtida (valor recebido pelos projetos) versus custos proporcionais (valor proporcional dos salários da equipe, somado a custos fixos diluidos) que os projetos demandam. Em algumas ocasiões, perceberemos quais projetos pagam as contas, quais ficam no “zero a zero” e em quais projetos estamos tendo prejuízos. No futuro essas informações farão com você saia na frente dos seus concorrentes e não passe aperto ao pagar as contas do mês.

Ficou com alguma dúvida? Fale com a gente.

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